Алатки за комуникација со медиумите
Во комуникацијата со медиумите се користи широк спектар на специфични алатки за директна или за индиректна комуникација со новинарите. Секоја Комисија за односи меѓу заедниците треба да ги користи и да ги развива оние алатки за кои смета дека се ефикасни и корисни во нејзината соработка со медиумите.Најчесто користени алатки за комуникација со новинарите се: соопштението, прес-конференцијата, брифингот, изјавата, интервјуто, гостувањето во емисија и електронскиот билтен.
Соопштение
Соопштенијата се корисна алатка за комуникација со медиумите и тие треба да се практикуваат. За печатените медиуми, соопштението претставува целосна пишана информација за некоја тема и со мала новинарска интервенција може да биде подготвена за печатење. Кога станува збор за телевизиите, соопштението е корисно, но му недостига аудио-визуелната компонента и, најчесто, новинарите дополнително ги контактираат авторите на соопштението за да добијат изјава, односно дополнителен материјал за комплетна аудио и видеоподготовка на прилогот.
Сево ова значи дека соопштението треба да се користи во комуникацијата со медиумите, но треба да ги имаме предвид неговите предности и слабости. Секое соопштение треба да биде подготвено на меморандум (да има лого на институцијата, адреса и контакти), да има датум кога е испратено, да има наслов и да не биде подолго од една страница А4-формат. Понекогаш соопштенијата може да зафатат и две страници, но тоа треба да се избегнува. Најдобро е соопштението да биде кратко, јасно, разбирливо и да се однесува на една тема, односно на еден проблем и да не содржи повеќе од една до две пораки.
Соопштението се испраќа по факс или по електронски пат до сите медиуми или до конкретни новинари за кои знаеме дека ја следат областа на која се однесува соопштението.
Пример соопштенија
Соопштение за јавност – Меѓуетничките проблеми поуспешно се решаваат на локално ниво
Соопштение за јавност – Поголема финансиска, техничка и административна поддршка
Прес-конференција
Прес-конференциите се најкористената алатка за комуникација со медиумите. Тие се организираат само тогаш кога навистина има нешто важно и ново да им соопштиме на новинарите и на јавноста. Прес-конференцијата е настан кој треба добро да се организира и претставува директен, непосреден контакт со новинарите. Токму затоа, многу е важно кој ќе зборува и кој ќе им ги соопшти пораките на новинарите. На прес-конференцијата треба да зборуваат само луѓето кои поседуваат добри комуникациски способности и вештини, кои се компетентни и кои ги владеат сите информации поврзани со темата поради која се свикува прес-конференцијата. Прес-конференциите во просек траат 20 минути. Воведот не треба да биде подолг од 10 минути, а остатокот од прес-конференцијата треба да биде посветен на одговарање на прашања од новинарите. Говорниците треба да одговорат на сите поставени прашања од страна на новинарите, не треба да влегуваат во конфликт со новинарите и доколку немаат одговор на некое прашање, треба да објаснат зошто е тоа така. Одговорот „немам коментар“ е најлошата можна опција. Вие можеби навистина немате коментар, но новинарите и јавноста тоа ќе го протолкуваат како ваше одбивање да одговорите или, пак, избегнување да одговорите, иако го знаете одговорот.
Добрата подготовка претставува 99 отсто од добро завршената работа. Доколку темата е атрактивна и важна, говорниците се добро подготвени, материјалите за новинарите испечатени, поканата навреме испратена, а терминот за прес-конференција не се поклопува со некој друг важен настан – тогаш успехот на прес-конференцијата е речиси сигурен.
Прес-конференцијата се организира во работните денови и тоа меѓу 10.30 и 12.30 часот. Во сабота весниците не работат и овој ден не е добар за организирање настани за новинарите. Неделата не е лош ден за прес-конференција, бидејќи сите медиуми имаат дежурни екипи, а и вообичаено неделата е ден кога нема многу настани, па веројатноста новинарите да дојдат на прес-конференцијата е голема. Најдобро е прес-конференциите во недела да се свикуваат околу пладне. Поканите за прес-конференција до медиумите или до конкретните новинари се испраќаат по факс или по електронска пошта еден ден пред прес-конференцијата.
Добро е да се води евиденција кои новинари и медиуми присуствувале на прес-конференцијата, а по прес-конференцијата да се следи колку медиуми ја објавиле информацијата и каква била содржината. Анализата ќе покаже дали пораката е добро искомуницирана до јавноста и која е причината за евентуалните грешки и пропусти од страна на новинарите.
Брифинг
За разлика од прес-конференциите, брифинзите се неформални средби со новинарите, кои можат за бидат наменети само за определена група новинари (на пример, новинари кои следат образование, здравство, локална самоуправа). Брифинзите се организираат тогаш кога сакате да ги подготвите и да ги информирате новинарите за вашите подолгорочни планови и акции во општината или, пак, сакате да ги запознаете со определени промени во законите и на ваков начин да им дадете време за подготовка и за натамошно новинарско истражување и информирање за темите поради кои е свикан брифингот. Брифингот не е прес-конференција и новинарите не треба да известуваат и да објавуваат информации од овој настан. Брифингот служи само како консултативно-информативна алатка за новинарите.
Изјава, интервју, гостувања во емисии
Изјавата, интервјуто и гостувањата во емисии се важни алатки за комуникација со јавноста преку медиумите. Доколку новинарите бараат изјава, интервју или, пак, гостување во емисија на лицето за односи со јавноста или, пак, на некој од членовите на Комисијата, важно е оваа шанса за присуство во медиумите да не се пропушти, но само во ситуација кога има нешто навистина важно да ù се соопшти на јавноста и кога лицето што ќе зборува е добро информирано и компетентно за темата за која треба да зборува.
Без разлика дали станува збор за изјава, интервју или,пак, за гостување во емисија, оној што ќе зборува треба добро да се подготви, да ги дефинира клучните поенти, односно пораките што сака да ги испрати до јавноста и да умее јасно, разбирливо и концизно да зборува.
Изјавата обично трае од дваесетина секунди до една минута и тоа време треба да се искористи максимално. Не треба да се зборува подолго од она што му е потребно на новинарот, затоа што во таква ситуација дел од изјавата нема да може да биде објавен и со тоа се зголемува ризикот новинарот да го исфрли токму оној дел од пораката кој е најважен за КОЗ. Без разлика дали изјавата е за телевизија, радио или за печат, таа мора да биде кратка, јасна и недвосмислена.
Интервјуто е подолг разговор, кој го води новинарот и кој може да се однесува само на една конкретна тема или, пак, да опфати и други теми и проблеми. Токму затоа, многу е важно да се знае однапред колку ќе трае интервјуто и за кои теми ќе се разговара. Претставникот на КОЗ мора добро да се подготви и тоа особено за прашања, кои можеби ќе бидат незгодни и провокативни. Не треба однапред да се бараат прашањата од новинарот, туку треба да се знае рамката за разговор.
Истите правила важат и за учество во различни емисии и дебати. Доколку е предвидено емисијата да има повеќе гости, добро е однапред да се знаат соговорниците. Ова е исклучително важно за добрата подготовка за учество во емисијата. Лицата што гостуваат во емисии, даваат интервјуа и изјави мора да се компетентни за темите за кои се разговара, мора да бидат подготвени да дадат одговори на сите прашања, но, исто така, мора да се чувствуваат комотно и опуштено пред камерите, микрофоните и диктафоните.
