Управување со настани
Настаните се една од најкомплексните и најскапи алатки на односите со јавноста, но и единствено средство за комуникација преку кое можеме да ù овозможиме на публиката доживување со сите сетила и да креираме целосен впечаток. Добро организираниот настан значи позитивно искуство и доживување, кое долго време останува во сеќавањето на учесниците и на организаторите.
Организираните настани се плански создадени ситуации, надвор од вообичаените дневни случувања. Можат да бидат краткорочни или долгорочни проекти, единечни или во низа, но секогаш со точно определена намера и дефинирана целна јавност.
Според намената, настаните може да ги поделиме во неколку категории:
Промотивни – настани за промоција на новини и измени во услугите и начинот на работа на општината (промоција на новиот инфо-центар во општината за корисниците на услуги, промоција на можности за инвестиции за локалната и регионалната бизнис-заедница…)
Културно-забавни – фестивали, изложби, концерти, забави и др.
Специјални – саеми, конференции, дебати со невладините организации и бизнис-заедницата, јавни расправи, состаноци со урбаните и руралните заедници, тренинзи и работилници и др.
Хуманитарни – собирање добротворни прилози и донации, добротворни аукции и др.
Медиумски – брифинзи, прес-конференции, посети на новинари и др.
Спортски – натпревари, специјални олимпијади и др.
Работни – состаноци, отворени денови за посета кај градоначалникот, отворени седници на Советот на општината
Протоколарни – коктели, свечености, доделувања награди и признанија и др.
Анализа и планирање
Пред да започнете со организација на настанот треба точно да знаете зошто го организирате, кого ќе поканите, дали имате доволно време и финансии за организирање на настанот, каква вест ќе креира настанот и кои се придобивките за општината од организацијата на настанот.
Основните чекори и услови што треба да се преземат и да се обезбедат за успешна реализација на еден настан се:
¨ Дефинирање на целите и целните јавности
¨ Дефинирање на видот на настанот
¨ Согледување на изворите и висината на расположливите финансиски средства
¨ Согледување на расположливите човечки капацитети и вештини со кои располага тимот кој ќе го подготви и реализира настанот
¨ Дефинирање временска рамка и определување прецизни термини за подготовка и реализација
¨ Согледување на потребите и барањата на публиката
¨ Определување локација и други логистички елементи (простор, пристап, сценографија, техника: аудио и видео, озвучување, осветлување, храна, број на гости и др.)
¨ Определување комуникациски средства и алатки (покани, огласи, реклами, медиумски најави, плакати, летоци, листа на гости / контакти, листа со адреси, листа на новинари, материјали за новинари и др.)
¨ Дефинирање на тоа дали сами ќе го организираме настанот или, пак, ќе ангажираме специјализирана агенција
¨ Методи и средства за мерење на резултатите (нефинансиски придобивки – зголемен број посети во инфо-центарот, зголемена присутност и активност на граѓаните на јавните расправи, зголемен публицитет во националните медиуми; финансиски придобивки – висина на собрани средства од донации и аукции, поефикасно собирање даноци, повеќе вложувања и инвестиции во општината и др.)
Настаните треба да бидат корисни, но, исто така, треба да бидат креативни и оригинални, да понудат забава, да креираат возбуда и, на крајот од денот, да ни донесат успех, добар имиџ и, секако, добра репутација и углед.
