Внатрешна комуникација
Замислете ситуација во која претседателот на Комисијата за односи меѓу заедниците дознава од медиумите за најновите активности на Комисијата или ситуација кога цел град знае што планирала и што изјавил претседателот, а повеќето од членовите немаат увид во неговата работа. Кога членовите во Комисијата информациите ги добиваат од страна, преку медиуми или од канали„рекла-кажала“, бидете сигурни дека нема да ја имате нивната поддршка, ниту нивното одобрување при спроведувањето на локалните политики.Внатрешните односи со јавноста подразбираат навремена, континуирана и планска комуникација меѓу сите членови на КОЗ, Советот на општината и локалната администрација. Ова се внатрешните јавности кои треба заеднички да изградат ефикасна и компетентна служба што ќе работи за општиот јавен интерес, а не меѓусебно да се третираат и да се гледаат само како извршители на работни задачи.
Внатрешната комуникација претставува приоритет за секоја организација. КОЗ мора да обезбеди постојана размена на информации и соработка на сите нивоа (по хоризонтала и по вертикала, од горе-надолу и од долу-нагоре) Комисијата и во општината: Совет, градоначалник, раководители, службеници).
Внатрешната комуникација мора да обезбеди дијалог мeѓу членовите на КОЗ, да ја поврзе Комисијата, односно внатрешната јавност со надворешните јавности и да тргнува од членовите како прва, а не како последна целна група на односите со јавноста.
Придобивките од добрата и ефикасна внатрешна комуникација се големи и значајни:
• Членовите на Комисијата полесно ќе донесуваат вистински одлуки знаејќи дека тие се во согласност со вкупните цели.
• Се намалува удвојувањето на работите, бидејќи секој знае што работи другиот.
• Се намалуваат секојдневните конфликти, бидејќи нема да има борба за приоритети, туку тие ќе се знаат однапред.
• Се гради долгорочна организациска култура на работење кон заедничка цел.
• Се обезбедува континуитет и координација во работењето.
• Ефикасно се користат ресурсите.
• Се зголемува довербата меѓу членовите.
• Полесно се контролира сработеното.
• Се зголемува продуктивноста на трудот.
Чекори за успешна внатрешна комуникација
Алатки за внатрешна комуникација
Секоја КОЗ треба да ги избере и да ги користи оние алатки за внатрешна комуникација кои се најсоодветни и најефикасни за нејзината работа. Не постои рецепт за тоа како треба да изгледа внатрешната комуникација на една организација, ниту, пак, постои листа на задолжителни начини, методи и алатки за комуникација. Комисијата сама треба да направи селекција и да ги развие алатките за комуникација, соодветно на нејзините потреби и расположливи средства и капацитети. Додека една организација има средства и капацитети да купи или да креира своја електронска внатрешна комуникација, друга може да ги користи бесплатните интернет-мрежи, како, на пример, Скајп.
Најчесто користените и најефикасните алатки за внатрешна комуникација можеме да ги поделиме во три основни групи: за лична комуникација, за писмена комуникација и за ИТ–комуникација.
Личната комуникација е исклучително важна и ефикасна, бидејќи обезбедува директна меѓусебна и двонасочна комуникација. Таа бара физичко присуство на сите комуникациски страни, а бара и соодветно време и простор. Основни алатки на личната комуникација се:
- Состаноци на сите членови,
- Состаноци со градоначалникот и со раководителите на одделенија,
- Состаноци со членови на советот,
- Состаноци „еден на еден“,
- Собири (забава, прослава, награди и признанија и др.).
Внатрешната комуникација подразбира и интензивна писмена комуникација, која овозможува брзина и ефикасност, а обезбедува и писмен доказ за реализираната комуникација.
Развојот на технологијата и современиот начин на работење ја наметнува ИТ- комуникацијата, не како избор, туку како нужност за брза, ефикасна и евтина комуникација на секоја организација, институција и локална самоуправа. Основните алатки на ИТ-комуникацијата се:
- Е-пошта,
- Интернет,
- Чет, форум, блог,
- Заедничка база на податоци и др.
Контрола на внатрешната комуникација
Откако ќе се воспостави системот на внатрешна комуникација во КОЗ, потребно е тој систем постојано да се следи, да се унапредува и да се менува, доколку на подолг рок покаже определени слабости и пропусти во комуникацијата меѓу членовите.
Токму затоа, треба постојано да се набљудува и анализира дали членовите имаат доволно информации за да ги извршуваат своите задачи, дали алатките за внатрешна комуникација се користат од страна на сите и дали се тие ефикасни, дали има потреба од менување или унапредување на постојните начини на комуникација и др.
Воспоставениот систем на внатрешна комуникација не претставува неменлива категорија, туку систем кој треба постојано да се надградува и унапредува. Само на ваков начин внатрешната комуникација ќе може да ù овозможи непречен развој на Комисијата и да ù обезбеди нејзина добра репутација и углед.
